1. Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignement confidentiel toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

Le Centre d’appui aux communautés immigrantes (communément appelé CACI) reconnaît qu’il aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, techniques ou juridiques liés aux opérations des demandeuses, demandeurs d’asile, d’immigrantes, d’immigrants, de réfugiées, réfugiés, de bénévoles (ci-après parties prenantes), notamment, en ce qui concerne ses stratégies, ses opportunités d’affaires, sa propriété intellectuelle, ses ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

Le CACI s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de conservation des renseignements personnels.

2. Lois applicables

Le CACI est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3. Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données

dans la base de données, par communication avec nous en personne, par visioconférence, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le CACI ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des demandeuses, demandeurs d’asile, des immigrantes, immigrants, des réfugiées, réfugiés, des bénévoles, des entreprises et organismes, les renseignements des employées, employés, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.

4. Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnels en vue du traitement des données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tout le personnel, mandataires et/ou sous-traitants du CACI ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes.

Le CACI reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non expressément autorisée de cette information confidentielle peut lui causer des dommages importants.  Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, le CACI utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes.

Un document est considéré non confidentiel :

• S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité ;
• Si au moment de sa divulgation, était du domaine public ;
• S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et le CACI, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par le CACI ;
• S’il est divulgué au CACI par une tierce partie ;
• S’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

• Évaluer les besoins des personnes en situation d’immigration ;
• Faciliter l’intégration socio-économique ;
• Offrir des programmes de formation ;
• Sensibiliser et éduquer sur les droits, les responsabilités et les ressources disponibles ;
• Fournir un soutien administratif pour la navigation dans les procédures d’immigration ;
• Apporter un soutien aux familles des personnes migrantes ;
• Offrir un service spécialisé dans le domaine de l’accueil et de l’intégration des personnes en situation d’immigration ;
• Enregistrer les données confidentielles dans la base de données ;
• Traiter les données ;
• Sauvegarder les changements apportés dans la base de données.

5. Conservation des renseignements

Le CACI conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services du CACI, les parties prenantes donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Le CACI ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’Information confidentielle d’une partie prenante à un tiers est exigée.

Le CACI a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels a été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Le CACI convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6. Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informées de la manière dont le CACI traite les renseignements personnels.

7. Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invitées à communiquer avec nous à l’adresse suivante :

Madame Anait Aleksanian, directrice générale
12049, boulevard Laurentien
Montréal (Québec) H4K 1M8
514 856-3511, poste 307 ou poste 224
Courriel (moyen privilégié pour nous rejoindre) : confidentialite@caci-bc.org

8. Protection des renseignements personnels

Personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Anait Aleksanian, directrice générale : anait@caci-bc.org ou
Arlette Josué, poste 224 ou Judith Julien, poste 307

Émise le 5 septembre 2023